Як заощадити на ПЗ для електронних закупівель

Багато директорів та інших керівників підприємств (за інформацією) прагнуть скоротити витрати, особливо у важких економічних умовах. Часи мільйонних витрат на програмне забезпечення для електронних закупівель пройшли - якщо підприємство знає, як купувати.

Ажіотаж навколо електронних закупівель згасає (мал. 1). Частково це можна пояснити труднощами перших розгортань і сумнівною природою повернення інвестицій (ROI) в електронні закупівлі.

Малюнок 1. Цикл ажіотажу навколо електронних закупівель

Підприємства, що розглядають можливість інвестицій в додатки для електронних закупівель, можуть використовувати розробки ринку, щоб одержати значні ліцензійні знижки. Краща зброя в переговорах про ціну - розуміння функціональних обмежень додатків і використання традиційних прийомів покупки технологій. Підприємства, що використовують своє розуміння ролі електронних закупівель як інструменту ширшої реорганізації процесів, можуть заощадити на ліцензійних платежах більше 50%.

Ключ до отримання значних знижок на ліцензії в тому, щоб замінити маркетинг постачальника реальною оцінкою переваг електронних закупівель і їх ролі на підприємстві. Це вимагає уважного аналізу витрат підприємства і розподілу закупівель по основних категоріях. Для такого аналізу доцільно створити спеціальну команду проекту.

Команда проекту електронних закупівель повинна складатися з різних фахівців, включаючи:

фахівця з покупок, що розуміє роль заявок і витрат підприємства;
експерта в області ІТ, навченого методам електронної комерції business-to-business (наприклад, взаємообміну електронними даними);
фахівця з ІТ, знайомого із системною інтеграцією і корпоративною архітектурою;
керівника бізнес-підрозділу, що відповідає за прибуток і витрати, не пов'язані з корпоративною продуктивністю;
персонал з департаментів людських ресурсів, бухгалтерії і фінансів.

Крім того, склад команди повинен відображати географічний розподіл компанії.

Процес сегментації витрат стосовно додатків для електронних закупівель може початися тільки після того, як стануть зрозумілі витрати підприємства.

Важливо виділити класи витрат, які не слід враховувати зважаючи на відсутність відповідних функцій в системах електронних закупівель. В електронні закупівлі не включаються такі класи витрат, як прямі матеріали, всі послуги, окрім найпростіших, капітальне устаткування, техобслуговування, ремонт і експлуатація (MRO - maintenance, repair and operations) виробничого устаткування підприємства, нерухомість, товари для перепродажу і т.д.

По суті, додатки для електронних закупівель повинні розглядатися тільки стосовно витрат на MRO офісного устаткування.

В електронні закупівлі звичайно включаються наступні класи витрат:

офісне приладдя;
карти бізнесу;
легка комп'ютерна периферія;
витратні комп'ютерні матеріали;
постачання безпеки;
стандартні конфігурації настільних комп'ютерів і ноутбуків;
офісні меблі, поза існуючими планами і конфігураціями.